04. November 2013

Elektrobriefe

Offizielle E-Mails schreiben

In E-Mails geht's meistens locker zu: keine komplizierte Anrede, alle werden geduzt und man kann seine Elektrobriefe auch immer mit lustigen Emoticons aufpeppen. Aber wie sieht das mit offiziellen E-Mails an Behörden oder vielleicht sogar zukünftige Arbeitgeber aus?

Junge Frau auf dem Boden liegend am Laptop (Bild: sxc.hu / channah) — Bild: sxc.hu / channah

Zunehmend bieten Arbeitgeber in Jobanzeigen auch eine Kontaktaufnahme per E-Mail an. Auch Ämter und Behörden sind über E-Mail-Adressen zu erreichen, was oft viel schneller und problemloser geht als z. B. telefonisch. Nur: Mails an diese Empfänger sollte man nicht so achtlos verfassen, als würde man Freunden schreiben. Stil und Form einer E-Mail sollten sich in diesem Fall nicht von einem konventionellen Papierbrief unterscheiden. Worauf sollte man also achten?

Eine fehlende Betreffzeile ist ein großes Ärgernis. Also immer kurz und prägnant vermerken, worum es geht.
Keine "Massen-Mails" schreiben. Besonders bei Anfragen zu Praktika etc. kommt es nicht gut an, wenn man einen Text an zig E-Mail-Adressen verschickt und der Adressat das auch noch prima sehen kann.
Beim ersten Kontakt sollte eine E-Mail immer mit "Sehr geehrte Damen und Herren" beginnen. Anreden wie "Hallo" oder "Guten Tag zusammen!" sind tabu.
Korrekte Rechtschreibung ist natürlich Pflicht, und auch die in Mails so beliebte Kleinschreibung sollte man sich für schnelle SMS an die Freundin aufsparen.
Man sollte kein dichtes Buchstabenfeld verschicken, sondern Absätze machen und auf Umbrüche achten.
Smilies und sogenannte Emoticons haben in offiziellen Mails nichts zu suchen.

Bei offiziellen E-Mails ist es sinnvoll, am Schluss eine vollständige Adress-Signatur unter den eigenen Namen zu setzen. Will der Adressat einem dann etwas zuschicken oder mal kurz anrufen, muss er nicht umständlich nach Postadresse und Telefonnummer fragen.

Eine Menge Fettnäpfe stehen auch im Bereich der Datei-Anhänge. Hier ist Folgendes zu beachten:

Datei-Anhänge am besten nur nach Rücksprache mit dem Empfänger verschicken.
Nur kleinere Datenmengen anhängen (Schallgrenze ist ca. 1 MB).
Bei Empfängern beliebt sind pdf-Dateien, weil diese vergleichsweise klein sind - so lange sie nicht mit Fotos vollgeknallt werden... Bei doc- oder anderen Office-Formaten sollte beachtet werden, dass man unter den "Datei-Eigenschaften" sehen kann, wann das Dokument erstellt und geändert wurde etc.

(Wi)

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